De vakantie is de ideale periode om eens “uw bureau op te kuisen”. Maar wat mag u weggooien en wat niet?
Principe
U moet voor de fiscus uw ‘boekhoudkundige stukken’ gedurende zeven jaar bijhouden. Vreemd, want de normale controletermijn is toch maar drie jaar, denkt u nu. Juist, maar een controleur kan verder teruggaan dan 2012. Hij heeft immers een bijkomende controletermijn tot zeven jaar in geval van fraude. Dus houdt u best voor alle zekerheid maar alles gedurende zeven jaar bij.
Wat moet u allemaal gedurende zeven jaar bijhouden?
Uw boekhouding. Het gaat om alle papieren die u aan uw boekhouder bezorgt, dus aan- en verkoopfacturen, bankuittreksels, kasboek,…. Ook de papieren die u ontvangt van uw boekhouder dient u bij te houden, zoals winst/verliesrekening, afschrijvingstabellen, aangiftes, …
Maar ook andere documenten houdt u het best bij. U bent dan wel niet wettelijk verplicht om bestelbons, offertes, en zo meer op te maken, maar als u die opmaakt, dan moet u ze ook bijhouden. Hetzelfde kan gezegd worden over uw contracten, uw professionele agenda, brieven en mails met uw klanten of leveranciers, documenten met betrekking tot het beheer van computersystemen en in feite zelfs uw professionele agenda.
Hoe moet u die documenten bewaren?
Op papier? U bent niet verplicht om uw bankuittreksels of andere documenten op papier te bewaren. Heeft u ze digitaal, dan mag u desnoods uw uitgeprinte documenten en uittreksels weggooien.
Let er wel voor op dat u kan garanderen dat de digitale bestanden gedurende zeven jaar blijven bestaan. U zal er niet mee weggeraken als u aan de fiscus zegt dat uw computer is gecrasht.
Alles van vóór 2008 weggooien?
U kan in principe alles van vóór 2008 weggooien, behalve de facturen van investeringen die u in 2008 nog afgeschreven heeft en de (volledige!) boekhouding van een jaar waarin u verlies geleden heeft, als u dat verlies nog in aftrek brengt in een aangifte die nog gecontroleerd kan worden, dus in principe in een aangifte vanaf de jaren 2012 en volgende.
Bron : SNI
JUL